Procesos

La ordenanza N° 0022 de 2009, expedida por la Honorable Asamblea Departamental del Cesar, determina cuáles son las funciones generales y la estructura orgánica de la Secretaría de Educación Departamental. La gestión de la Secretaría de Educación se realiza por macroprocesos (Direccionamiento, Misionales, y de Apoyo), que son desarrollados por los funcionarios con el perfil y las competencias requeridas por cada uno de ellos, quienes permiten llevar a cabo la misión de la educación con calidad. 

Dirección

Referente al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de comunicación, aseguramiento de disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.

Misionales

Son los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.

De Apoyo

Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.

El modelo por procesos le permite a la Secretaría de Educación cumplir su función administrativa y gerencial. Se categoriza de la siguiente forma:

MacroProcesos

Conjunto de procesos que contribuyen, en forma sistémica, a satisfacer los requerimientos de la comunidad y de la entidad, para lograr el cumplimiento y los fines del estado.

Procesos

Actividades relacionadas que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

A. Gestión Estratégica

Determina todos los lineamientos y objetivos a cumplir para la prestación del servicio educativo a través de sus distintos componentes como son el Plan de Desarrollo Educativo, el Plan Indicativo, el Plan de Asistencia Técnica, el Plan Operativo Anual de Inversiones y los Planes de Acción por Área.

Por medio de estos planes se definen los programas, proyectos y actividades que serán formulados, aprobados y ejecutados dentro de la secretaría para la prestación del servicio educativo requerido.

B. Gestión de Programas y Proyectos

Están relacionados con las políticas, procedimientos y actividades requeridas en la formulación y aprobación de proyectos dentro de la Secretaría.

También incluyen lo relacionado con la adecuada administración de estos durante todo su ciclo de vida, incluyendo su inicio, ejecución, seguimiento y control, control de cambios y cierre, como forma de maximizar el logro de objetivos, mejorar la prestación del servicio educativo y evitar sobrecostos e ineficiencias.

C. Gestión de la cobertura del servicio educativa

Determinan la proyección de cupos, la identificación de estrategias de acceso y permanencia, la reserva y asignación de cupos oficiales, el registro de matrículas de cupos oficiales, el seguimiento y control a la gestión de cobertura que permitirán garantizar la continuidad y permanencia de los niños en el sistema educativo oficial.

D. Gestión de la Calidad del Servicio Educativo

En educación pre-escolar, básica y media, llevan a cabo acciones asociadas a  la gestión de la evaluación educativa, garantizando el mejoramiento continuo de los Establecimientos Educativos.

E. Atención al Ciudadano

Se encargan de gestionar de manera efectiva las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, trámites, consultas y la correspondencia recibida por las partes interesadas; así como obtener, identificar y evaluar el grado de satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes con respecto a los servicios y la atención que presta la Secretaría de Educación.

F. Gestión de la Inspección y Vigilancia

Se encargan de realizar el control a los E.E de educación formal y Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano a través de la ejecución de la inspección y vigilancia en la jurisdicción y la legalización de los que están interesados en  crearse, modificar su licencia o reconocimiento oficial actual. Incluye también la administración de novedades de los establecimientos.

G. Gestión de la Información

Permiten proporcionar los lineamientos y estrategias para recolectar la información requerida para la planeación del servicio educativo y para la evaluación de sus resultados, mediante la recopilación de información correspondiente a instituciones educativas, estudiantes de la educación formal, docentes, directivos docentes y personal administrativo, permitiendo evaluar a su vez los resultados en cuanto a cobertura, calidad y eficiencia.

Adicionalmente se encarga de gestionar las comunicaciones institucionales de forma clara, confiable y oportuna a la audiencia requerida, utilizando los medios de comunicación apropiados.

H. Gestión del talento humano

Permiten definir, modificar y legalizar la planta de personal docente y administrativa, además de la administración de novedades, selección, ingreso, formación, capacitación, bienestar y desarrollo del personal, manejo del fondo prestacional, administración de la nómina y las hojas de vida.

l. Gestión Administrativa

Permiten gestionar la adquisición de bienes y servicios, la administración de mismos para la correcta prestación del servicio en las dependencias de la SE y los Establecimientos Educativos, garantizando los principios de responsabilidad, transparencia y economía.

J. Gestión Financiera

Están enfocados en gestionar de manera transparente los recursos financieros requeridos para la adecuada prestación del servicio, así como la gestión de trámite y pago de los gastos e inversiones realizadas y su inmediato registro contable.

K. Control Interno

Tienen por objetivo fortalecer la cultura del autocontrol a través del análisis y autoevaluación de los riesgos que podrían impactar el logro de los objetivos de la entidad, así mismo autoevaluar la efectividad de los controles que mitigan los riesgos identificados.

L. Gestión de la Tecnología Informática

Tienen como objetivo gestionar los recursos tecnológicos e informáticos de la Secretaría de Educación, implantando la tecnología necesaria para soportar los procesos, desarrollando y manteniendo operativos los sistemas de información y ofreciendo el soporte necesario para mantener los niveles óptimos de servicio.

M. Gestión de Asuntos Legal y Públicos

Buscan asesorar, apoyar y dar soporte jurídico y legal a las acciones realizadas en la Secretaría de Educación.

N. Administración del SGC

La admisnitración del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) son los que soportan el sistema de gestión de calidad ISO 9001 : 2015 de la Secretaría de Educación, ya que estos procesos transversales han sido diseñados para garantizar el control de la documentación y la mejora continua del SGC.

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