Formatos

A continuación se listan los formatos creados por el sistema de gestión de calidad de la Secretaría de Educación Departamental con el fin de organizar u archivar documentación inherente, producto de las diferentes actividades dentro de la Secretaría.

Formato Identificación de Carpeta: La identificación de las carpetas se hará en formato impreso sobre la cara externa de la primera tapa de la carpeta, ubicándola horizontalmente en la esquina superior derecha con los siguientes datos

Formato Inventario de Caja: Proceda a colocar en las unidades de conservación (caja), en el adverso de la tapa de la caja, debidamente diligenciado en formato de inventario de caja, el cual contiene los siguientes campos: nombre de la dependencia, código, caja No., año(s), No. de carpeta, serie o subserie y folios.

GC-FPA-030 INVENTARIO DE CAJA

Formato Inventario de Carpeta: Cada carpeta o expediente lleva un inventario detallado de su contenido en el formato inventario de carpeta, el cual se debe colocar en la cara interna de la primera tapa de cada carpeta, no lleva foliación y debe ser firmada por el responsable de la carpeta

INVENTARIO DE CARPETA

Formato único de Inventario Documental: Para la entrega y recepción de los documentos al Archivo de Gestión, se entregarán las unidades de conservación (carpetas) aplicando el numeral 3.2. Ordenación documental y la información dada para la entrega de Papeles de Trabajo de Auditoría Interna al Archivo de Gestión establecidos en el Manual de Gestión Documental de la Gobernación del Cesar. Este proceso se realizará mediante el diligenciamiento del formato único de inventario documental, donde se relacionará cada una de las carpetas o expedientes, los cuales deberán estar en conformidad con la Tabla de Retención Documental.

Base de datos archivo de gestión: Una vez organizados los documentos, se procede a diligenciar la base de datos y posteriormente se ubican los documentos en archivadores o gavetas apropiadas para conservar documentación.

Tratamiento de los productos no conformes “PNC”: La Secretaría debe asegurarse de que el producto que no sea conforme con los requisitos estipulados, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencionados.

Formato N01 03 F01 V2

Levantamiento de acciones correctivas y preventivas: La Secretaría debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir.

Formato N01 02 F01

Manual de gestión documental: El manual de gestión documental es la compilación de los lineamientos que aplica en la administración de los documentos en la Gobernación del Cesar para lograr agilidad y eficiencia en el desarrollo de las actividades que sustentan y en la toma de decisiones al interior de la organización, es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos que deben seguirse para el desarrollo de las funciones relacionadas con el flujo documental y los procedimientos de conservación y consulta. Tiene la finalidad de servir de apoyo y orientación para los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales así como en la implementación de procedimientos archivísticos.

Formato para solicitar publicación en el sitio web: formata que tiene como finalidad que cualquier dependencia de la Secretaría y/o Institución Educativa solicite públicar cualquier información en el sitio web de la Secretaría de Educación.

FORMATO DE ACTA DE REUNIÓN: Permite visualizar las acciones de las Secretaría de Educación del Cesar y los compromisos pactados para realizar seguimiento al cumplimiento de los mismos.

FORMATO DE ACTA

FORMATO DE ASISTENCIA: Registra el cumplimiento de actividades.

Formato H03.02.F02 ASISTENCIA

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Tablas de retención documentaLas tablas de retención documental son un instrumento archivístico que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización, Debe usarse cada vez que se desee incluir algún documento en el Archivo de gestión.

Tabla de Retención Documental